行政書士として開業する際に準備すべき備品について詳しくまとめました。
事務所に必須とされている備品
事務所を設立する際には、所属する行政書士会の事務所基準を確認し、基準を満たすように準備を進めましょう。たとえば、「福岡県行政書士会」では以下のような設備基準があります。（2024年8月現在）
- 事務用机・椅子
- 照明及び電源設備、通信回線設備
- 応接セット
- 書類等保管庫（鍵付き）
- 電話・FAX
- コピー機
- 書類作成装置（パソコン等）
- 金庫
- 用紙・雑品等収納庫または収納棚
- 業務用図書および図書棚
それでは、それぞれの設備や備品について確認していきましょう！
事務用机・椅子
事務作業を行うためには快適な机と椅子が必要です。長時間の作業を考慮して、座りやすい椅子を選びましょう。個人的には、Herman Millerのアーロンチェアが座りやすそうで、おすすめです。オフィス用品としても人気があるようです。来客用の椅子も、カジュアルかつスタイリッシュなものを用意するといいでしょう。
私の場合、レンタルオフィスを借りるため、事務用机や椅子はオフィスにあるものを使用します。今後、長時間のパソコン作業が増える場合は、上記の椅子の購入を検討しようと思います。
書類等保管庫
書庫は鍵付きのものを準備しましょう。お客様の書類を安全に保管するために、頑丈で移動が困難なものを選ぶといいでしょう。
私の場合、オフィスがあまり広くないため、とりあえずは小さいサイズの書庫を購入する予定です。今後、保管する書類が増えてきた際には、大きめの書庫を購入しようと思っています。
電話
私は開業後に固定電話を設置しようと考えています。当面は、スマホを使用します。プライベートと分けたかったため、仕事用に新しくスマホを購入しました。固定電話かスマホのみかを選ぶ際は、顧客層を考慮するといいでしょう。高齢者向けには固定電話が安心です。
プリンター・FAX・コピー機
プリンターはモノクロのレーザープリンターがおすすめのようです。耐久性が高く、大量印刷に適しています。カラーやA3印刷が必要な場合は、外部の印刷サービスを利用することも検討できます。FAXはクラウドFAXサービスを利用すると便利です。
▷参考記事：eFAXについて
パソコン
パソコンは業務に欠かせません。Windowsは官公署のシステムとの互換性が高く、推奨されます。DellやHPのビジネス用モデルは信頼性が高くおすすめです。また、パソコンにはMicrosoft Officeをインストールしておくと、WordやExcelの書類作成がスムーズに行えます。
用紙、事務用品等収納庫又は収納棚
用紙や事務用品は、信頼できるメーカーのものを選びましょう。たとえば、無印良品の収納用品はシンプルで機能的です。以下に必要な備品リストをまとめました。
業務用図書及び図書棚
書籍は、まず基本的なものからそろえましょう。専門業務が決まっている場合は、その分野の専門書を追加すると良いです。法令や判例は、政府の公式サイトや法令データベースを活用して最新情報を入手しましょう。私の場合、オフィスがあまり広くないため、ほとんどは自宅に置いておく予定です。業務でよく使用するものだけをオフィスに置くつもりです。
業務効率を上げるために役立つもの
業務効率を上げるために、役立ちそうなものは以下の3つです。
- 高性能なパソコン
- エルゴノミクスデザインのマウス
- クラウド会計ソフト「freee」
高性能なパソコン
業務効率を上げるために、次のようなスペックのパソコンを選びましょう。
- CPU: Intel Core i7またはAMD Ryzen 7以上
- メモリ: 16GB以上
- ストレージ: SSD 512GB以上
私はもう1つの仕事で、動画編集を行っているため、上記のようなスペックのパソコンを使用しています。行政書士として開業したら、お客様向けに動画を作ろうと思っているため、このようなスペックがいいと思いました。
エルゴノミクスデザインのマウス
マウスはエルゴノミクスデザインのものを選ぶと、長時間の使用でも手が疲れにくくなります。
クラウド会計「freee」
クラウド会計ソフトを利用すると、経理処理が大幅に効率化されます。freeeは、銀行口座やクレジットカードと連携し、自動的に取引データを収集します。初期設定も簡単で、誰でもすぐに使い始められます。
クラウド会計ソフト「freee」 公式ウェブサイト
以上のような備品をそろえ、効率的な事務所運営を目指しましょう。
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