「登録支援機関」とは、特定技能外国人を雇用する際に、企業の代わりに外国人労働者への支援を提供する団体を指します。この「登録支援機関」は、しばしば「監理団体」と混同されることがありますが、両者は異なる役割を持っています。監理団体は、技能実習生に対して支援を行う団体であり、特定技能外国人の支援を直接的に行うわけではありません。ただし、監理団体が登録支援機関としても登録されることがあるため、混乱が生じることもあります。このように、それぞれの団体には異なる役割があるため、しっかりと区別して理解することが重要です。この記事では、まず「登録支援機関」とは何かについて詳しく説明し、その役割や具体的な活動内容について掘り下げて解説します。
登録支援機関とは？
「登録支援機関」とは、特定所属機関（受入れ企業）からの委託を受けて、特定技能1号外国人が安定的かつ円滑に活動できるようにするための支援計画を作成し、その計画を実施する機関です。特定技能制度では、外国人労働者を受け入れる企業（受入れ機関または特定技能所属機関）が、業務や日常生活を円滑に行えるように「支援計画」を策定し、外国人労働者への支援を行うことが義務付けられています。しかし、企業が自社内で全ての支援を行うことが困難な場合、その支援を受け入れ企業に代わって行う役割を担うのが「登録支援機関」です。
▷出典：外務省ウェブサイト「登録支援機関について」より
登録支援機関は、出入国在留管理庁長官の登録を受けた事業者でなければなりません。このため、業界団体、民間法人、行政書士、社会保険労務士などが登録支援機関として活動しています。登録支援機関の具体的な業務内容には、外国人労働者の就労や生活に関する各種手続きのサポート、適切な住居の確保、生活オリエンテーションの実施、日本語学習支援、定期的な面談の実施などが含まれます。また、外国人労働者が困ったときに相談できる体制を整えることも重要な役割の一つです。
このように、登録支援機関は、外国人労働者が安心して日本で働き、生活できるようにするための重要な支援を提供しています。そのため、企業が特定技能外国人を受け入れる際には、信頼できる登録支援機関を選ぶことが非常に重要となります。
登録支援機関の要件
登録支援機関になるためには、以下の要件を満たす必要があります。
- 支援責任者および1名以上の支援担当者を選任していること。
- 次のいずれかに該当すること。
- ２年以内に中長期在留者（就労資格に限る）の受入れ実績があること。
- ２年以内に報酬を得る目的で，業として，外国人に関する各種相談業務に従事した経験を有すること。
- 支援責任者および支援担当者が、過去5年間に2年以上中長期在留者の生活相談業務に従事した経験があること。
- 上記と同等程度に支援業務を適正に実施できると認められていること。
- 外国人が十分理解できる言語で情報提供等の支援を実施できる体制を有していること。
- 1年以内に特定技能外国人または技能実習生の行方不明者を発生させていないこと。
- 支援の費用を直接又は間接的に外国人本人に負担させないこと。
- 5年以内に出入国または労働に関する法令に違反していないこと。 など
これらの要件を満たすことで、登録支援機関として申請ることができます。上記の要件に該当すれば、個人であっても登録支援機関として活動することができます。
登録支援機関となるための申請方法など
申請先
地方出入国在留管理局又は地方出入国在留管理局支局（空港支局を除く。）
申請方法
持参又は郵送
申請書類
○ 登録支援機関登録申請書
○ 収入印紙（申請手数料）
○（個人の場合）住民票の写し 等
○（法人の場合）登記事項証明書，定款又は寄付行為の写し，役員の住民票の写し など
▷詳しくは、こちらの出入国在留管理庁のウェブサイトで確認してください。
申請後の流れ
申請からその後の流れを確認しましょう。
② 地方出入国在留管理局にて、登録要件の確認等が行われる
③ 地方出入国在留管理局から登録通知が来る。（登録簿に登録される）
④ 「登録支援機関」となり、活動を始める
▷出典：出入国在留管理庁の登録支援機関向けの資料より
登録支援機関の義務とは？
登録支援機関には以下の2つの義務があり、これを怠ると登録が取り消されることがありますので、注意が必要です。
- 外国人への適切な支援の実施
この支援は、必ず行わなければならない「義務的支援」と、行うことが望ましい「任意的支援」に分けられています。義務的支援はその全てを行う必要があり、１号特定技能外国人支援計画には全ての義務的支援を記載しなければなりません。また、義務的支援の全てを行わなければ、１号特定技能外国人支援計画を適正に実施していないこととなります（技能実習２号等から特定技能１号に在留資格を変更した場合などで、客観的状況に照らして明らかに不要な支援は除く。）。なお、任意的支援についても１号特定技能外国人支援
計画に記載した場合には支援義務が生じることとなります。 - 出入国在留管理庁への各種届出
特定技能外国人への支援内容
特定技能外国人に対する支援内容は以下の通りです。
▷出典：出入国在留管理庁の資料「外国人材の受入れ及び共生社会実現に向けた取組」より
事前ガイダンスの実施
業務内容や労働条件、日本での活動範囲について説明します。1～3時間程度の実施が目安で、対面又はテレビ電話装置若しくはその他の方法（インターネットによるビデオ通話など）により、本人であることの確認を行った上で、実施することが求められています。文書の郵送や電子メールの送信のみによることは認められていませんので注意が必要です。また、事前ガイダンスは、特定技能外国人が十分に理解することができる言語により実施することが求められます。
【義務的支援】事前ガイダンスで提供する情報には、労働条件など特定技能雇用契約の締結前にあらかじめ外国人本人が把握することが望ましい情報が含まれていることから、事前ガイダンスの実施は特定技能雇用契約の締結時以前に行うことが望まれます。以下は、事前ガイダンスで情報提供しなければならない事項です。
・行うことができる活動の内容
・入国に当たっての手続に関する事項
・特定技能1号の外国人、その配偶者、直系または同居している親族、および密接な関係がある人が、特定技能雇用契約に関連して保証金を取られたり、お金や財産を管理されたりしないこと。また、特定技能雇用契約が守られなかった場合の違約金を含む、不当な金銭や財産の移転を予定する契約を結んでいないこと、および将来も結ばないことを確認すること。
・特定技能1号の外国人に関する契約を申し込む際や外国での準備に費用を支払っている場合、その金額と内訳を十分に理解し、支払った機関と合意している必要があります。支払ったかどうか、機関の名称、支払日、金額、内訳を確認すること。
１号特定技能外国人支援に要する費用について、直接又は間接に当該外国人に負担させないこととしていること（義務的支援に要する費用は特定技能所属機関等が負担する。）
・特定技能所属機関等が１号特定技能外国人が入国しようとする港又は飛行場において当該外国人を出迎え、特定技能所属機関の事業所（又は当該外国人の住居）までの送迎を行うこと
・１号特定技能外国人のための適切な住居の確保に係る支援の内容（社宅等を貸与予定の場合は広さのほか、家賃等外国人が負担すべき金額を含む。）
・１号特定技能外国人からの職業生活、日常生活又は社会生活に関する相談又は苦情の申出を受ける体制（例えば、○曜日から○曜日の○時から○時まで面談・電話・電子メールの方法により相談又は苦情を受けることができること等）
・ 特定技能所属機関等の支援担当者氏名、連絡先（メールアドレス等）
【任意的支援】上記の義務的支援として提供する情報に加え、次の事項についても、情報の提供をしたほうがいいとされています。
・ 本国から持参すべき物、持参した方がよい物、持参してはならない物
・ 入国後、当面必要となる金額及びその用途
・ 特定技能所属機関等から支給される物（作業着等）
なお、１号特定技能外国人の往路の航空券代を含む渡航準備費用や入国後の当面の生活費等のため、特定技能所属機関等が当該外国人に貸し付けをすることは差し支えないとされています。（なお、その返済方法について、労働法令に違反することがないよう留意することが求められます。）
▷確認書類：「事前ガイダンスの確認書」 PDF
出入国送迎の支援
【義務的支援】
特定技能1号の外国人が入国する際は、港や飛行場から職場や住居までの送迎が必要です。出国する際は、港や飛行場まで送迎し、保安検査場まで同行して、入場を確認する必要があります。
【任意的支援】
特定技能1号の外国人が入国する際の送迎については、既に日本に住んでいる場合は送迎の対象になりません。しかし、企業の判断で日本国内の移動をサポートしたり、費用を負担したりすることは可能です。送迎しない場合でも、交通手段や緊急連絡先を伝えておくことが望まれます。
住宅確保や生活に必要な契約のサポート
【義務的支援】
・住居がない場合の支援方法：
特定技能1号の外国人が住む場所を確保していない場合、以下のいずれかの方法で支援を行う必要があります。
- 賃貸契約のサポート
特定技能1号の外国人が賃貸物件を借りる際、不動産情報を提供し、必要に応じて一緒に物件を見に行きます。連帯保証人がいない場合、企業が連帯保証人になるか、家賃保証業者を利用し、企業が緊急連絡先となります。 - 企業が賃貸契約を結ぶ
企業が賃貸契約を結び、その住居を外国人に提供します。 - 社宅の提供
企業が所有する社宅を外国人に提供します。
・住居の広さについて：
居室の広さは、一般的に日本で広く使われている基準を参考にし、1人当たり7.5平方メートル以上必要です。複数人でルームシェアする場合も、居室全体の面積を人数で割ったときに7.5平方メートル以上でなければなりません。（ただし、技能実習２号等から特定技能１号へ在留資格を変更する場合等であって、特定技能所属機関が既に確保している社宅等の住居に居住することを希望する場合を除かれます。）
・生活に必要な契約のサポートなど：
銀行や金融機関での預金口座や貯金口座の開設、携帯電話の契約、電気・ガス・水道などのライフライン契約について、1号特定技能外国人に対して必要な書類の提供や窓口の案内を行うことが求められます。また、必要に応じてこれらの手続きに同行し、サポートすることが求められます。
【任意的支援】
・1号特定技能外国人が雇用契約を解除・終了した後、次の受入先が決まるまでの間に住居の確保が必要な場合、直近の特定技能所属機関は支援を行い、外国人の生活が安定し続けるよう配慮することが望まれます。
・生活に必要な契約（例えば、銀行口座、携帯電話、電気・ガス・水道など）において、契約内容の変更や契約の解約を行う場合には、手続きがスムーズに進むように、必要な書類の提供や窓口の案内を行うことが求められます。また、必要に応じて外国人に同行し、手続きのサポートをすることが望まれます。
なお、技能実習２号等から特定技能１号へ在留資格を変更する外国人において既に口座開設等を行っている場合など、当該支援が客観的状況に照らして明らかに不要である場合には、実施しなくてもよいとされています。
生活オリエンテーションの実施
【義務的支援】
特定技能所属機関は、1号特定技能外国人が日本に入国した後（または在留資格の変更後）に、生活オリエンテーションを行う必要があります。このオリエンテーションは、外国人が日本での職業生活、日常生活、社会生活を安定して円滑に行えるようにするためのもので、入国後または在留資格変更後に、すぐに実施する必要があります。
生活オリエンテーションは、外国人が理解できる言語で実施することが求められます。テレビ電話やDVDなどの動画視聴を使った方法でも問題ありませんが、外国人から質問があった場合に適切に回答できるよう、十分なコミュニケーション体制を整えておくことが必要です。
【注意点等】
生活オリエンテーションを実施した際は、確認書を1号特定技能外国人に示し、署名をもらって記録しておく必要があります。また、生活オリエンテーションで提供する情報には、日本での生活一般、防災・防犯、緊急時の対応に関する事項などが含まれますが、これらの情報は後日、定期的な面談で改めて提供することが求められます。
参考として、出入国在留管理庁の外国人生活支援ポータルサイトや生活・就労ガイドブックを活用することが推奨されます。
生活オリエンテーションは、1号特定技能外国人が十分に理解できるまで行う必要があり、通常は8時間以上かかるとされています。特に、技能実習2号修了者や留学生などを同一機関で引き続き雇用する場合でも、相談・苦情対応者の連絡先、緊急時対応、外国人の法的保護に関する情報を十分に理解させることが重要です。4時間未満では、適切に行われたとは言えません。
また、1号特定技能外国人が転職して別の特定技能所属機関に移る場合も、再度生活オリエンテーションを実施する必要があります。
金融機関の利用方法 、医療機関の利用方法、交通ルール、交通機関の利用方法、生活ルール・マナー、生活必需品等の購入方法、気象情報や災害時に行政等から提供される災害情報の入手方法、我が国で違法となる行為の例など
公的手続きへの同行など
日本語学習機会の提供を支援
日本語教室やオンライン日本語講座の情報提供、利用契約の締結や入学手続きの補助を行います。
【義務的支援】
日本語を学習する機会の提供については、次の方法で支援を行う必要があります。支援は、1号特定技能外国人の希望に基づいて行うことが求められます。
- 日本語教室や教育機関に関する情報提供
就労・生活する地域の日本語教室や日本語教育機関についての入学案内を提供します。必要に応じて、1号特定技能外国人に同行し、入学手続きの補助を行います。 - 自主学習の支援
自主学習のための日本語学習教材やオンラインの日本語講座に関する情報を提供します。必要に応じて、日本語学習教材の入手やオンライン講座の契約手続きの補助を行います。 - 日本語講習の提供
1号特定技能外国人との合意の下、特定技能所属機関等が日本語教師と契約し、日本語の講習機会を提供します。
【任意的支援】
義務的支援に加え、次のような支援を行うことが考えられます。
- 日本語指導・講習の企画・運営
支援責任者や支援担当者、その他職員が積極的に日本語指導や講習を企画・運営すること。 - 自主的な学習の促進
1号特定技能外国人の自主的な日本語学習を促進するため、日本語能力に係る試験の受験支援や資格取得者への優遇措置を講じること。 - 経済的支援
日本語学習に関して、特定技能所属機関等の判断で、日本語教室や日本語教育機関の入学金や月謝、教材費、教師との契約料などの諸経費の全部または一部を当該機関自らが負担する経済的支援を行うこと。
【注意点】
- 継続的な学習の提供
日本語習得は継続的な学習により促進されるため、1号特定技能外国人に対して、日本語の習得状況に応じた適切かつ継続的な学習機会を提供する必要があります。 - 義務的支援の費用負担
日本語教室や日本語教育機関に関する入学案内、学習教材やオンライン講座に関する情報提供、日本語教室等への入学や利用手続の補助、日本語教師の選定などにかかる費用は、特定技能所属機関等が負担する必要があります。 - 過度な学習費用の回避
いずれの場合も、1号特定技能外国人に過度な学習費用が発生しないように留意してください。 - 日本語学習教材の参照
日本語学習教材の一例として、文化庁国語課が運営する日本語教育コンテンツ共有システムを参照してください。文化庁事業により開発されたICT教材も掲載されています。
相談・苦情対応
外国人からの相談や苦情に対応し、必要な指導や助言を行います。関係行政機関への案内や同行も行います。
【義務的支援】
- 相談や苦情の対応
1号特定技能外国人から職業生活、日常生活、または社会生活に関する相談や苦情を受けた場合、迅速かつ適切に対応し、必要に応じて助言や指導を行う必要があります。
- 適切な機関への案内と同行
必要に応じて、相談や苦情の内容に対応する適切な機関（地方出入国在留管理局、労働基準監督署など）を案内し、外国人に同行して手続の補助を行う必要があります。
- 言語の配慮
相談や苦情への対応は、外国人が十分に理解できる言語で行う必要があります。
【任意的支援】
- 相談窓口の情報提供
相談や苦情の内容に応じて、1号特定技能外国人が必要な手続を直接行いやすくするため、相談窓口の情報を一覧にして事前に手渡すことが望まれます。
- 相談窓口の設置
特定技能所属機関等の事務所に相談窓口を設置したり、専用の電話番号やメールアドレスを設けたりして、相談や苦情に対応することが望まれます。
- 労災保険制度の周知と手続の補助
1号特定技能外国人が仕事や通勤によるけが、病気、または死亡した場合、その家族等に対して労災保険制度の周知と必要な手続の補助を行うことが望まれます。
日本人との交流促進
特定技能外国人と地域住民との交流の場の提供や、地域行事への参加の補助を行います。
【義務的支援】
- 日本人との交流促進支援
- 地方公共団体やボランティア団体が主催する交流イベントや地域の自治会の情報を提供し、行事への参加手続を支援する。
- 必要に応じて、外国人に同行して各行事の注意事項や実施方法を説明する。
- 日本文化の理解促進支援
就労や生活する地域の行事に関する情報を提供し、必要に応じて外国人に同行して現地で説明する。
【任意的支援】
- 行事参加のための勤務配慮
1号特定技能外国人が行事に参加したい場合、業務に支障がない範囲で有給休暇の付与や勤務時間の調整を行うことが望まれる。 - 地域社会での交流促進
1号特定技能外国人が地域で孤立しないように、所属機関が積極的に日本人との交流の場を設け、相互理解と信頼を深める努力をする。
転職支援（受入れ側の都合で雇用契約を解除した場合）
受入れ機関の都合で特定技能雇用契約が解除された場合、新しい受入れ先を探す補助を行います。
【義務的支援】
- 特定技能雇用契約の解除時の支援
- 受入先の情報提供: 所属する業界団体や関連企業を通じて次の受入先情報を提供する。
- 職業安定機関への案内: 公共職業安定所などへ案内し、必要に応じて同行し次の受入先を探す。
- 推薦状の作成: 希望条件や技能に応じた職業相談や紹介が受けられるよう推薦状を作成する。
- 職業紹介事業の実施: 許可を受けている場合、就職先の紹介を行う。
- 追加の支援
- 有給休暇の付与: 求職活動のための有給休暇を与える。
- 離職時の行政手続支援: 国民健康保険や年金などの手続に関する情報を提供する。
- 代替支援者の確保
- 倒産などで支援が難しくなる場合に備え、登録支援機関や関連企業などの代替支援者を確保する。
定期的面談・行政機関への通報
3ヶ月に1回以上の定期面談を行い、労働環境の確認や必要な通報を行います。
【義務的支援】
- 定期面談の実施
- 頻度: 3ヶ月に1回以上、対面で実施。
- 対象者: 1号特定技能外国人およびその監督者（直接の上司や雇用先の代表者など）。
- 面談の実施者
- 支援責任者または支援担当者が面談を行う。第三者への委託は不可（登録支援機関への委託を除く）。
- 専門家や通訳の同席は可能。
- 面談内容
- 日本での生活、災害・防犯、緊急時対応などの情報提供。
- 使用言語: 外国人が理解できる言語で実施。
- 法令違反の対応
- 労働基準法やその他労働法規違反を発見した場合は労働基準監督署などに通報。
- 入管法違反や在留カードの取り上げなどの問題を発見した場合は地方出入国在留管理局に通報。
- 漁業分野の特例
- 長期間洋上で作業する漁船の場合、無線や船舶電話で3ヶ月に1回以上連絡を取り、帰港時に面談を実施する。
【任意的支援】
通報支援
1号特定技能外国人が自ら通報を行いやすくするために、関係行政機関の窓口情報を一覧にして手渡しておくことが望まれます。
これらの支援内容は、義務的支援と任意的支援に分かれています。義務的支援は必ず行う必要がありますが、任意的支援は行うことが望ましい支援です。
▷その他支援の詳細については、「1号特定技能外国人支援に関する運用要領」 PDFをご覧ください。
登録支援機関の選択
企業が特定技能外国人を雇用する際には、適切な登録支援機関を選ぶことが重要です。支援体制や実績を確認し、自社のニーズに合った機関を選びましょう。登録支援機関の選択は、特定技能外国人の生活や業務の質に直結するため、慎重に行う必要があります。
さいごに
登録支援機関は、特定技能外国人の円滑な業務遂行と生活をサポートする重要な機関です。企業が自社で全ての支援を行うことが難しい場合には、登録支援機関の活用を検討することが望ましいでしょう。また、登録支援機関の選択に際しては、支援体制や実績を十分に確認し、適切な機関を選ぶことが重要です。登録支援機関と連携することで、特定技能外国人が安心して働き、生活できる環境を整えましょう。
Contact
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